Was bringt Prozess-Automatisierung im KMU — und was kostet sie?
Kurze Antwort: Wer 5 Stunden Handarbeit pro Woche automatisiert, spart bei internen Kosten von CHF 75 pro Stunde rund CHF 19'500 im Jahr. Eine typische Automatisierung kostet einmalig ab CHF 4'800 — und amortisiert sich damit in wenigen Monaten. Die Rechnung im Detail.
Die Rechnung, die zählt
Automatisierung rechnet sich über eingesparte Arbeitszeit. Die Formel ist simpel: Stunden pro Woche × interner Stundensatz × 52 Wochen. Drei Beispiele mit CHF 75 internen Kosten pro Stunde:
| Handarbeit heute | Zeitaufwand | Kosten pro Jahr | Automatisierung (einmalig) |
|---|---|---|---|
| Belege abtippen und in die Buchhaltung übertragen | 3 Std./Woche | ca. CHF 11'700 | ab CHF 4'800 |
| Offerten aus Anfragen zusammenstellen | 5 Std./Woche | ca. CHF 19'500 | ab CHF 4'800 |
| Daten zwischen zwei Systemen kopieren | 2 Std./Woche | ca. CHF 7'800 | ab CHF 4'800 |
Rechenbeispiele; der interne Stundensatz umfasst Lohn plus Nebenkosten. Dazu kommt der schwerer bezifferbare Gewinn: weniger Übertragungsfehler, schnellere Antworten, weniger Frust.
Welche Prozesse sich am besten eignen
Ideal sind Abläufe, die regelmässig vorkommen, klaren Regeln folgen und Daten von A nach B bewegen: Belege in die Buchhaltung (z. B. bexio), Terminbestätigungen und Erinnerungen, Offerten aus Vorlagen, Übertragungen zwischen Branchenlösung und Buchhaltung, wiederkehrende Berichte. Schlecht eignen sich Einzelfälle und Ermessensentscheide — die bleiben bei Ihnen.
Was eine Automatisierung kostet
Bei uns: ab CHF 4'800 pro Prozess, zum Fixpreis nach kurzer Analyse. Dazu empfehlen wir einen Care-Plan (ab CHF 140 pro Monat), damit die Automatisierung überwacht läuft und bei Änderungen an Ihren Werkzeugen angepasst wird. Der Einstieg über den Digitalisierungs-Check (CHF 890, voll angerechnet) zeigt vorher, welcher Prozess sich am meisten lohnt.
Automatisierung — kurz beantwortet
Woran erkenne ich, ob sich ein Prozess zum Automatisieren eignet?
Drei Fragen: Kommt er mindestens wöchentlich vor? Folgt er klaren Regeln («wenn X, dann Y»)? Fliessen Daten zwischen Systemen oder Formaten? Dreimal Ja — dann lohnt sich die Prüfung. Ein einzelner Spezialfall pro Quartal lohnt sich nicht.
Was passiert, wenn ich später die Software wechsle?
Die Automatisierung wird an das neue Werkzeug angepasst — das ist Teil eines Care-Plans. Wir bauen bewusst mit offenen Schnittstellen und dokumentieren alles, damit kein Ablauf an einem einzelnen Anbieter hängt.
Ist das mit dem Datenschutz vereinbar?
Ja, richtig gebaut: Datensparsamkeit, klare Regelung in der Datenschutzerklärung, Verträge zur Auftragsbearbeitung, Hosting wahlweise in der Schweiz. Automatisierung reduziert sogar Risiken — weniger manuelle Kopien bedeuten weniger Fehlerquellen.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Typisch 2–4 Wochen pro Prozess: kurze Analyse, Umsetzung, Test mit echten Daten, Schulung. Sie merken es im Alltag daran, dass eine lästige Aufgabe einfach verschwindet.
Welcher Prozess frisst bei Ihnen am meisten Zeit?
Erzählen Sie es uns im kostenlosen Erstgespräch — wir rechnen gemeinsam aus, ob sich die Automatisierung lohnt.